Bädda för ett gott överlämnade i pågående projekt

2017-05-09

I en byggsektor i högkonjunktur och en het arbetsmarknad är det allt vanligare med hög personalomsättning och brist på rätt kompetens. Har det hänt att din projektgrupp har bytt medlemmar innan arbetet är klart? Eller att organisationen förändras och nyckelpersoner får nya uppdrag?

För att underlätta vill Siljeströms tipsa om ett enkelt steg-för-steg program att följa vid överlämnande av uppgifter inom en projektorganisation.

1 Konkretisera målet

Vad ska åstadkommas med överlämningen? När ska det vara klart? Genom att specificera så mycket som möjligt blir det enklare att förstå och följa upp överlämnandet.

2 Lista fördelarna

Genom att få ner fördelarna med ett bra överlämnande på pränt kan det motivera alla deltagare i processen att bidra till ett bra överlämnande.

3 Vilka hinder finns för en bra överlämning?

Gör en riskanalys och skriv upp så många saker som möjligt som kan sätta käppar i hjulet för ett lyckat överlämnande.

4 Lösningar

Utifrån riskanalysen, gå igenom tänkbara svårigheter och ta fram motstrategier eller lösningar som kan göra att överlämnandet ändå blir så friktionsfritt som möjligt.

5 Aktiviteter

Vilka saker behöver göras för att målet ska nås? Vem ansvarar för vad? Skriv ner en lista med tydligt delegerade uppgifter och när de ska vara utförda.

6 Avstämning

Bestäm när en uppföljning ska göras för att säkerställas att aktiviteterna är klara, och att målet är uppnått.

Det är dyrt och tidskrävande att inte ta hand om sina projekt När man ser på konsekvenserna inser man direkt värdet att ta hand om de projekt som är igång. Här är bara några av de problem som skulle kunna uppstå om man inte har ett väl genomfört överlämnande:

• – Rätt beslutsfattare saknas och projektet kommer inte framåt.
• – Man får inte fram rätt handlingar i tid för bygglov, startbesked osv.
• – Hyresgäster kan inte flytta in.
• – Verksamheten störs om det blir förseningar i tidplanen.
• – Förseningar är nästan alltid kostnadsdrivande.

Vad blir ditt nästa steg?

Oavsett vad det beror på att en grupp förändras tjänar alla inblandade på att överlämnande sker på ett så bra sätt som möjligt.

Testa gärna denna Steg-För-Steg metod* för ett framgångsrikt projektöverlämnande nästa gång, du kanske behöver det snabbare än du tror.

*bygger på de processer som Leadership Management Sweden tagit fram.

Arbeta igenom steg 1-6 för ett bra överlämnande

1. Konkretisera målet
2. Lista fördelarna
3. Vilka hinder finns för en bra överlämning?
4. Lösningar
5. Aktiviteter
6. Avstämning