2015-03-19
Varje byggprojekt är unikt och kräver en anpassad projektledning för att lyckas. Är ditt projekt enkelt, komplicerat eller komplext? Eller har du tappat kontrollen och har ett projekt i kaos på ditt bord? Vi ger dig en fingervisning över vilka projekttyper som finns och erbjuder dig dessutom möjligheten att boka en workshop där vi hjälper dig att ta tillbaka kontrollen över ditt projekt.
Ett enkelt projekt
Kännetecknas av att det är slutet, avgränsat och består av kända förutsättningar. Beställaren vet varför projektet ska genomföras, hur det ska göras och det är avgränsat i tid och rum.
Ett komplicerat projekt
I det stora hela har ett komplicerat projekt samma förutsättningar som ett enkelt projekt, med den stora skillnaden att det består av en mycket större volym. Det kräver mer av dig som projektledare men du kan fortfarande använda dig av de traditionella projektledningsverktygen.
Ett komplext projekt
Det som karaktäriserar ett komplext projekt är ett antal oklara faktorer som orsakar oförutsägbarhet.
Nedan följer fyra tydliga varningstecken på att ett projekt är komplext:
- Beställaren har inte helt klart för sig varför projektet måste genomföras och den konkreta definitionen saknas. Till exempel kan en konkret definition vara att man vill reducera energiförbrukningen i fastigheten eller förbättra flödet i ett köpcentrum. Är slutmålet med projektet otydligt blir också vägen dit svår.
- Det saknas förtroende och samverkan inom organisationen. Om det finns ett gemensamt intresse och alla instanser talar med varandra blir projektet troligtvis framgångsrikt.
- Styrande strukturer är bristfälliga eller otillräckliga. Vem fattar beslut och vem är det egentligen som äger de olika frågorna?
- Orealistiska förväntningar kan göra att projektet blir lidande. Det är en närmast omöjlig uppgift att tillgodose allas intressen i lika mån i ett projekt, istället är det bättre att ta fram ett konkret mål och syfte med projektet för att nå bästa möjliga resultat.
ANVÄND INTE SAMMA VERKTYGSLÅDA FÖR ALLA PROJEKT
Om du sitter i ett enkelt eller komplicerat projekt kan du använda traditionella projektledningsverktyg som Work breakdown structure (WBS), en tidsplan med en kritisk linje och tydlig resursfördelning. WBS visar alla delar som måste utföras för att projektet ska bli lyckat. På så sätt synliggörs de resurser som behövs och kostnader kan estimeras. Genom att gruppera aktiviteterna kan beroendeförhållanden upptäckas och den kritiska linjen i tidplanen kan fastställas.
Sitter du däremot i ett komplext projekt måste du använda andra verktyg för att lyckas. I komplexa projekt är det till exempel onödigt att bryta ner arbetet i 40-timmarspaket om förutsättningarna är oklara, målsättningen vag och yttre faktorer gång på gång påverkar projektet. Då är det bättre att arbeta med adaptiv projektledning.
Nedan följer ett par exempel på hur du kan dela upp ett komplext projekt och jobba med adaptiv projektledning:
- Dela upp arbetet i mindre delprojekt med ett tydligt led av deadlines. Delprojekten kan till exempel vara projektering, upphandling, rivning osv.
- Leverera rätt sak i rätt tid för mest värde. Genom att prioritera rätt kan varje delprojekt hålla hög kvalitet.
- Närzonsplanera arbetet. Genom att hela tiden planera och utföra arbetet som ligger nära i tiden, med färskt indata, kan förändringar hinna inrymmas i planeringen så att man inte ödslar tid på fel saker.
När kaos bryter ut
Om ett komplext projekt inte hanteras på ett bra sätt, kan det gå överstyr och hamna i kaos. Det finns en mängd exempel på projekt som aldrig blir klara och kostar ofantliga summor utan att ha levererat värde. Ett exempel från 2000-talet är Big Dig i Boston, ett vägtunnelprojekt som från början budgeterades till 2,5 miljarder dollar (1982). 2013 offentliggjordes den verkliga kostnaden som stigit till över 24 miljarder dollar.
I det fallet stötte projektet på politiska och finansiella motgångar, det fanns svårigheter i konstruktionslösningarna och man grävde fram okända geologiska och arkeologiska fynd som behövde tas om hand. Även om kapaciteten nära city har ökat till följd av projektet har flaskhalsarna i trafiknätet flyttat ut till ytterområdena, så att många bilpendlare nu köar längre tid än förut.
WORKSHOP MED SILJESTRÖMS – TA TILLBAKA KONTROLLEN ÖVER DITT PROJEKT
Vi vill ge dig chansen att ta kontrollen över ditt projekt och identifiera var du är i processen. Genom ett tydligt analysprogram går vi tillsammans igenom i detalj var du befinner dig, vilka styrkorna och svagheterna är samt vilka åtgärdspunkter du behöver utveckla och utvärdera för att hamna på rätt väg igen. Oavsett om du jobbar med ett enkelt, komplicerat, komplext eller kaosartat projekt så hjälper vi dig.
Kontakta oss på telefonnummer 08-440 76 40 eller mail info@siljestroms.se för att boka en workshop med oss. Glöm inte heller att gå in på vår hemsida för att läsa mer om hur vi jobbar.