Fyra frågor för en säkrare projektbudget

2013-05-29

Planerar du en resa i sommar? Kanske gillar du att sätta dig i bilen och se vart du hamnar, eller tar du det säkra före det osäkra och planerar rutten, hotellen och aktiviteterna i förväg?

I ett byggprojekt kan vi – precis som under sommarresan – välja att minimera osäkerhetsmomenten och därmed få bättre koll på reskassan. Här vill vi dela med oss av fyra frågeställningar som vi tycker är ett bra stöd för ett mer träffsäkert budgetarbete.

Hur ska jag upphandla mitt projekt

Lite längre startsträcka i upphandlingsprocessen kan bidra till en lägre totalkostnad. Ett utförligare förfrågningsunderlag medför att osäkerhetsfaktorerna i utförandet minskar, det ökar också konkurrensen mellan anbuden och gör det enklare att prognosera ÄTA-kostnaderna. Ett exempel från Trafikverket visade att byggkostnaderna minskade med 10% när budgeten för projektering ökades med 25% i projektet.

Vilken ersättningsmodell passar bäst?

Välj en modell som passar projektets förutsättningar:

• rörlig ersättning
• budget
• budget med takpris
• fastpris med eller utan index
• incitamentavtal mot riktpris

Värt att tänka på är att det tryggaste alternativet inte är lika med det billigaste. Med bra projektledning på plats, kan i många fall rörlig ersättning vara ett mer kostnadseffektivt alternativ än fastpris.

Hur säker är budgeten?

Precis som meteorologen i tv-rutan försöker vi göra vår budgetprognos så träffsäker som möjligt. För att åstadkomma det behöver vi samla in så mycket data vi kan om läget. Det räcker inte att bara titta i backspegeln på utfallet i ett tidigare projekt, vi behöver istället jobba med flera olika perspektiv för att säkra upp prognosen: kalkyler + nyckeltal + erfarenhet = budget.

Hur styrs ekonomin?

När det kommer till ekonomiuppföljning tittar de flesta i backspegeln. Visserligen behöver fakturorna granskas, men för att ha en chans att påverka kostnaderna gäller det att se framåt och att upptäcka vart kostnaderna riskerar att sticka iväg innan jobbet har utförts. Strategier för ekonomisk uppföljning i projekten:

1. Definiera målet för projektet
2. Gör en allmän bedömning
3. Identifiera osäkerheter
4. Gör en projektspecifik bedömning
5. Följ upp prognosen löpande under projektets gång